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基于计算机的丰台教委办公自动化系统

文本处理系统:

文本处理系统是办公自动化系统中最常用的部件。这是因为办公室交流的一大倾向发生在使用自然语言的文字上。在对外交流中,书面交流的比例较高。

文本处理系统自动匹配文档的开发过程,如信件、端口、备忘录等。它们允许使用标准存储的信息来生成个性化文档。这样的自动化减少了关键的工作量,减少了文档中出错的可能性。通常,文本处理器能够直接从数据库和电子表格中获取信息,并将它们合并到文档中。

基于计算机的丰台教委办公自动化系统

文本处理系统可以由听写系统辅助。这些系统由“经过训练”的声音识别系统组成,以识别行政人员的声音。经过“培训”后,这些系统听取执行人员的听写,并在文本处理器上开发文本。这样的系统有助于减少秘书在听写器上听写文本后花费在文本上的时间。

它们还使行政部门能够随时准备好文件,消除了对秘书的依赖。因此,文件可以在一天内的任何时间产生,而不必在办公时间内出示。

文本处理器可以是简单的文字处理系统或桌面出版系统。桌面出版系统有助于快速生成多份具有高质量打印的文档。在为会议编制议程和背景文件时,这种要求是相当普遍的。

为了记录预算、政策、规则、程序等各种计划,还可能需要多个部门。台式机出版系统经常得到激光打印机、喷墨打印机、扫描仪和其他此类设备的支持,以生成高质量的文档。随着这些设备价格的急剧下降,办公室使用台式出版系统的情况必然会增加。

基于计算机的丰台教委办公自动化系统

文件管理系统:

基于计算机的文档管理系统旨在引导文档中包含的信息,存储以供将来参考,并在需要时将相关部分传递给用户。这些系统连接到其他办公自动化系统,如文本处理器、电子消息通信系统等。

这些系统对于远程访问文档非常有用,而手动文档管理系统几乎是不可能的。例如,客户可能对货物的交付不符合订单中的交货指示提出投诉。

旅行主管将要求查阅订单文件,以证明客户没有对货物交付发出特别指示。基于复合的文档管理系统将使管理人员能够通过笔记本电脑访问该文档,该计算机连接到任何电话线,并将其显示给客户,即他办公室的订单文件。

即使在内部通信的情况下,文档管理系统也可以证明是非常有用的。例如,在银行分行提交的贷款申请表格可由审批人员查阅,供总部或任何办事处审查贷款建议。

电子查阅文件不仅有助于更快地查阅文件,而且也减少了纸张工作,因为不需要多份文件。文档存储在磁性介质上,因此减少了用于此目的的存储空间。在基于计算机的文档管理系统中,管理人员的位置与文件的访问无关。

因此,这些系统在办公室环境中非常有用,在这种环境中,出差的管理人员共享办公室的工作空间。随着办公空间成本的不断提高,基于计算机的文档访问系统有可能得到越来越广泛的应用。

光学字符阅读器(OCR)软件的提供使得基于计算机的文档管理系统更加流行。这些软件包将文档图像转换为文本,可以使用任何文字处理器进行进一步处理。

信息通信系统:

企业一直在使用各种通信系统来发送和接收消息。它包括电话、邮件、传真(传真)等。基于计算机的信息通信系统不仅在减少发送或接收消息的时间方面,而且在信息的可靠性和通信成本方面都具有很大的经济性。

基于计算机的消息通信系统的三个基本组成部分是:

一.电子邮件

二、语音邮件

三、传真

电子邮件:

普通邮件与其他形式的人际交流(如电话-电子邮件)的区别在于它的非同时通信性,即在传输时,接收者的存在并不是必不可少的。

邮件长期以来一直被企业使用,仍然是最受欢迎的非同步通信媒体之一。然而,电子邮件在很大程度上改变了个人和企业之间的信息交换方式。

电子邮件,通称电子邮件,是一种基于计算机的电子邮件系统,用于在两个或更多个人之间电子传输信息,包括信息、文档和图像。

电子邮件的主要特点是:

(A)电子传输:

电子邮件的信息传输是电子的,信息传递的速度非常快,几乎是同时进行的。传动确认速度快,可靠性高。

(B)在线开发和编辑:

电子邮件在传输前可以在线开发和编辑.在线开发和编辑消除了在通信中使用纸张的需要。它还便于在磁性介质上存储消息,从而减少存储消息所需的空间。

(C)广播和改道:

电子邮件允许向大量目标收件人发送MES。因此,使用电子邮件向银行的所有分行发送通知是很容易的,从而节省了大量的纸张。电子邮件可以重新路由到对消息有直接兴趣的人,不管是否更改或附加相关信息到消息中。

例如,营销主管从注册产品质量投诉的客户处收到的电子邮件,可以重新发送到质量控制部门,以便在这方面提出意见和采取行动。

d)与其他信息系统的整合:

电子邮件具有与其他信息系统集成的优点.这种集成有助于确保消息的准确性,并快速访问消息所需的信息。

e)便携性:

电子邮件使初发者和发件人的物理位置变得无关紧要。电子邮件可以从配备相关通讯硬件、软件和链接设施的任何个人计算机上访问。总部经理可以在位于偏远地区的分公司,甚至在度假胜地,通过电话线路等链接访问他的电子邮件信息。

(F)经济:

通信技术的进步和通信服务提供商之间的竞争使得电子邮件成为最经济的发送消息方式。由于传输速度的提高,每页通信媒体的时间成本进一步下降,这增加了电子邮件的流行程度。

事实证明,电子邮件不仅对正式沟通很有帮助,而且对企业内部的非正式沟通也很有帮助。现在,这些前任的市场信息和个人观点在给他们的老板和同龄人的电子邮件中留下了印记。

通过适当使用电子邮件设施,工作组之间的交流可以得到实质性的改善。然而,改进组织内部沟通的电子邮件的成功与否在很大程度上取决于组织中的工作文化。

传真:

传真(传真)是通过电话线对文件图像进行的电子通信。基于计算机的传真技术实现了传真通信的自动化,并允许共享传真设备。它使用专用软件和传真服务器使用通用通信资源发送和接收传真消息。

这些服务器能够接收传真信息,并在中央计算机上查看后自动将其重新路由到预定的收件人。类似地,企业中的管理人员可以将传真消息留给服务器,服务器将其自动发送到预定的菜谱中。

基于计算机的传真系统节省执行时间,否则在公共传真设施排队,拨号和连接到预期收件人的传真机。这些系统还有助于降低发送消息的成本,因为服务器可以在低收费时间自动拨号。

查看工具还有助于控制来自不同供应商的垃圾邮件的问题。剔除这类邮件在很大程度上有助于减少浏览传真信息所需的时间,并有助于只关注重要的信息,方法是重新安排较低级别要处理的不那么重要的邮件。当然,在这些系统的帮助下,纸张的使用也会减少。

语音信箱:

语音邮件是电子邮件的变体.语音邮件以数字化语音传送信息。语音邮件的接收者必须使用指定的设备拨打语音邮件服务或访问电子邮箱,他可以从发件人的声音中听到语音提示。

保密类型的语音邮件服务可能要求收件人在授予对所存储的信息的访问之前输入标识码。语音邮件在满足外部实体的信息需求的信息系统中非常有用。

例如,客户可以使用连接到企业生产信息系统的语音邮件服务来查询订单的执行情况。

电话会议和视频会议系统:

电话会议是指在两个或两个以上不同地点举行一次有两名以上人员参加的商务会议。电话会议有助于减少会议时间和费用,因为与会者不必出差出席会议。电话会议可以是使用计算机系统的音频或视频会议,也可以是外部会议。

基于计算机的远程会议在预先录制的演示和与其他信息系统的集成方面具有灵活性的优势。随着多媒体技术的进步,桌面电话会议系统现在以负担得起的价格提供。

这些系统基于以数码相机为特色的个人计算机,并运行在视觉交流软件上。通信链路仍然相当昂贵,使得桌面视频会议只对选定的应用程序有用。最适合远程/视频会议的会议是冲突程度低的会议,因为它们不如个人接触会议那么有效。

然而,通过向用户提供关于身体语言一部分的系统和手势的适当培训,效果可以得到改善。计算机电话会议最常见的应用包括管理沟通和培训、预算会议、技术咨询、项目审查、合同谈判等。

办公自动化系统的好处:

办公自动化系统一度被认为微不足道,但由于熟练的人力成本不断上升,这些系统现在成了人们关注的焦点。

随着通信和多媒体技术的改进,办公室自动化系统将有助于:

一、加强组织内部和组织间的沟通。

二、缩短从准备邮件到在收件人端接收邮件之间的循环时间。

三、减少办公室沟通的成本,无论是在管理人员的时间和沟通联系的成本方面。

四、确保通信流程的准确性。

当然,办公室自动化系统和任何其他信息系统一样,必须受到适当的控制。垃圾电子邮件、违规邮件、高管参与与其工作性质无关的通信、安全和信息隐私等问题非常普遍。解决这些问题的控制系统将得到充分利用办公室自动化系统的好处。

需求资源匹配:

每种类型的信息系统都有自己的应用领域,对企业是有益的。然而,每种类型的信息系统的成本和影响可能因组织而异。

因此,在选定某一特定类型的信息系统实施之前,经理必须研究国际清算银行的成本和可能对组织的影响。

在决定企业中的信息系统组合时,必须考虑以下几个方面:

薄薄的分界线:

可以指出的是,不同类型的信息系统之间的界限是非常薄和模糊的。在某些情况下,可能很难将给定的信息系统归类为DSS或EIS。一些环境信息系统也可能使用BES工具。

各种类型的信息系统可能具有共同的功能。它代表了一些信息系统之间的关系和重叠。正如可以指出的,在另一个信息系统中也可以发现任何信息系统的各种不同的区别特征。

费用结构:

每种信息系统的成本结构各不相同。例如,企业资源规划系统的成本在10卢比至50拉特之间,而任何事务处理系统的支出可能接近企业资源规划系统成本的1%。企业信息系统的选择受成本因素的影响很大。

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